Verifactu a la vuelta de la esquina: ¿qué tiene que hacer tu empresa exactamente?
Intentamos resumir de manera sencilla qué es lo que tienes que hacer para estar preparado para el 1 de Julio de 2025 y que no te pille el toro. Tranquilo que no es tan complicado.
Según vamos analizando en profundidad la Ley, el Reglamento y la recién publicada Orden Ministerial hemos venido publicando varios artículos en esta newsletter, pero hemos pensando que sería bueno poner un poco de orden y hacer un resumen de exactamente lo que las empresas tienen que hacer con Verifactu para estar preparadas para el 1 de Julio de 2025.
Asi que vamos al lio…
1 - Antes de nada: ¿me afecta VeriFactu?
Porque puede que no… ya que esta nueva normativa no cambia tanto la forma de facturar (eso llegará más adelante con la Ley Crea y Crece) sino que afecta al software de facturación que utilizan las empresas.
Así que lo primero que te tienes que preguntar es si usas un software de facturación, ya que si eres un autónomo o una empresa pequeña que confecciona tus facturas en Word o Excel, de momento no tienes que hacer nada, ya que no usas un software de facturación.
También puede que por ejemplo puede que estés emitiendo facturas como particular por el arrendamiento de un piso o un local, todo eso viene reflejado en la renta como rendimientos de capital inmobiliario y no como “actividad económica”… y tampoco se te aplicaría esta ley.
Además si tu empresa está ya en el SII (Suministro Inmediato de Información) esto no te afecta. Recordemos que el SII es obligatorio para empresas con volúmenes de facturación superior a los 6 millones de euros, si bien una empresa que facture menos se puede acoger voluntariamente a este sistema.
2 - Aun usando un software de facturación tienes que estar en uno de estos supuestos.
Copio aquí un fragmento del artículo 3 del Reglamento que se entiende muy bien:
1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:
a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (…)
b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.
c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.
d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.
Lo más probable es que seas una empresa y estés en el apartado a) o seas un autónomo y entres por el apartado b)
3 - ¿Tu software de facturación está adaptado?
Si sigues leyendo es que de momento no te libras y ahora toca saber si tu software de facturación está adaptado a VeriFactu… ya te digo que yo que a día de hoy ninguno está adaptado totalmente porque Hacienda ni siquiera ha levantado todavía los servidores para hacer las pruebas.
Lo que está claro es que hay “productores y comercializadores de los sistemas informáticos” que están a tope con el tema y otros que por sus peculiaridades ni se han enterado.
La semana pasada estuvimos en Accountex en el IFEMA de Madrid y todo el mundo hablaba de Verifactu. Como prueba de mi asistencia os pongo aquí una foto que me hicieron con el DeLorean de Regreso al Futuro:
A nadie de ahí le ha pillado por sorpresa todo esto (de hecho lo llevan esperando como agua de mayo porque va a ser un buen espaldarazo a su ventas) y ya están adaptando su software, hablamos de los Sage, Wolters Kluwer A3, Holded, Quipu y otros muchos.
Mira es muy sencillo, sólo escribe en Google el nombre de tu software y Verifactu, si encuentras resultados publicados en la web del fabricante es que probablemente ya están con ello.
También es bueno saber si a día de hoy soportan el SII o el sistema FACe para facturas a la administración pública española, sin ir más lejos, yo hace muchos años usaba un software que se llama Contanet (antes se llamaba Contawin, pero eso es una historia muy larga) y aunque en la portada de su web no veo nada referente a Verifactu… está claro que lo deben tener en mente, porque ya soportan SII y además porque esta empresa de software tiene su sede en territorio español así que están obligados a alinear su programa con la nueva legislación.
Ante la duda lo mejor es contactar desde ya con el fabricante, yo ya he escrito a varios en nombre de mis clientes y estoy recibiendo respuestas de todo tipo.
4- Actualizarte a la versión del software que soporta Verifactu
Una vez que sabes que tu software va a soportar Verifactu tienes que asegurarte de que la versión instalada y que utilizas se va a actualizar y si no actualizarte a la que si lo va a soportar.
Para aplicaciones en la nube bajo licencia SaaS (Software as a Service), que son los que implantamos nosotros, todo esto no se aplica ya que siempre tienes acceso a la última versión disponible. Pero hay softwares de facturación, contabilidad o ERPs que se instalan on-premise, ya sea en el ordenador de la persona que hace las facturas, en el servidor de la empresa, o en un servidor en la nube pero bajo el control del cliente.
Puede que tu versión del software esté ya fuera de soporte y el fabricante no está obligado a actualizarla. El Reglamento obliga a los productores a adaptar su software, pero con que su última versión cumpla la normativa para ellos es más que suficiente. Los usuarios deberán actualizarse si quieren cumplir la normativa a una versión que soporte Verifactu.
OJO porque la actualización de un ERP no es moco de pavo y en ocasiones puede llevar más tiempo del que se dispone (que básicamente son 7 meses). En estos casos puede que tengas que pensar en un plan B.
5 - Y si mi software no se va actualizar
Aquí es donde el tema se pone interesante. La semana pasada estuve en contacto con varios fabricantes de software internacional: softwares de facturación, algunos CRMs…etc, que no están diseñados específicamente para el mercado español.
Algunos por ejemplo como ZOHO Books en su web dicen claro que están adaptados a USA, UK, Canadá e India… pero no dicen nada de España.
También tenemos otros clientes que utilizan la funcionalidad de crear facturas dentro de ZOHO CRM, Hubspot o Salesforce. Incluso tenemos clientes que todo su canal de ventas consiste en una tienda online que funciona con WooCommerce, Magento o Shopify… siendo este software el encargado de genera la factura, almacenarlas y enviárselas al cliente:
Los ecosistemas informáticos pueden ser de los más variados dependiendo del sector.
Hay que investigar caso por caso, pero en estos casos mencionados el fabricante no está en territorio español y no tendría porque adaptar su software… pero a todos los efectos estas aplicaciones generan facturas y deben ser consideradas como “sistemas informáticos de facturación”. Ellos son los primeros interesados en ofrecer alguna solución a sus clientes para no perderlos, pero en el pasado ya vimos por ejemplo con la implantación del SII que las soluciones pueden terminar llegando tarde.
Aquí queda la vía de contratar “soluciones de terceros” o “módulos” desarrollados por terceras empresas conocedoras de la normativa española y que añadan las funcionalidades que se exigen a estos paquetes de software. Hemos visto que ya hay empresas que empiezan a ofrecerlos y en los próximos meses habrá una explosión de lanzamientos en esta dirección.
Mi preocupación es que las exigencias de la normativa son tales que en algunos casos no sé si se van a poder implementar correctamente vía módulos o API, ya que los requisitos son de tal calado que pueden afectar a partes core de estas aplicaciones.
6 - Conservar una copia de la Declaración Responsable del fabricante del software.
La Ley obliga a los fabricantes a hacer una Declaración Responsable, conforme al artículo 13.1 del Reglamento:
1. Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en este Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.
El usuario si utiliza un software o un módulo/extensión cuyo fabricante haya realizado esta declaración, en principio ya cumple la Ley. El artículo 15.3 del la Orden Ministerial concreta:
3. La declaración responsable deberá encontrarse disponible de manera legible e individualizada dentro del propio sistema informático a que se refiere y ser accesible por el usuario de forma rápida, fácil e intuitiva. Asimismo, deberá ponerse a disposición del comercializador y del cliente, tanto en el momento de su adquisición como posteriormente, en papel o electrónicamente en un formato de uso ampliamente extendido y gratuito.
Así que el cliente tiene que disponer de copia de esa declaración para en caso de ser requerido por la Administración poder demostrar que su software cumple la normativa.
7- Configurar correctamente el software para Verifactu
Los fabricantes tendrán que suministrar instrucciones de como configurar y parametrizar correctamente las nuevas funcionalidades… y nosotros tendremos que llevarlas a cabo o contratar a alguien que lo haga por nosotros.
Por ejemplo, para que todos los ficheros se puedan firmar digitalmente en alguna parte de la aplicación habrá que subir los correspondientes certificados. Otro ejemplo de esta configuración sería que si elegimos enviar las facturas automáticamente a la Administración (algo que no es obligatorio) en alguna parte tiene que aparecer el famoso QR de “VERI*FACTU” y la frase de “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”… por lo que puede que tengamos que hacer alguna modificación en el diseño de nuestras facturas.
Sinceramente no creo que sea muy complicado, pero algo habrá que hacer para que todo funcione correctamente. No bastará con actualizar nuestro software.
Esto lo iremos viendo con más detalle según vayamos analizando como los distintos fabricantes implementan la nueva normativa, una razón más para que decidas suscribirte a nuestra newsletter semanal donde haremos seguimiento de estos temas tan “rarunos”. No olvides re-enviar este artículo a todas las personas a las que consideres que les puede resultar de utilidad… good Karma for you!