Todos los Contables odian a Amazon
Enero es el mes de presentación de impuestos por excelencia, donde confluyen la presentación de los impuestos trimestrales y los modelo anuales informativos.
Cuando implantas un ERP en una empresa tienes que lidiar con las reticencias de algunos puestos dentro de la organización, para nosotros uno de los huesos más difíciles de roer son los Contables. Personas con los pies en la tierra, que no se dejan engatusar con los cantos de sirena marketinianos de los software de turno.
Yo desde el principio me di cuenta de que si quería salir vivo de una reunión con un Directorio Financiero o un Contable, tenía que saberme la lección al dedillo y sobre todo tener la experiencia de primera mano del que ha sido responsable de llevar la Contabilidad en una empresa de principio a fin (presentación de modelos, legalización de libros, presentación de cuentas anuales, impuesto de sociedades).
Con el tiempo he ido identificando las cosas que sacan de los nervios a los Contables… y una de ellas sin duda son los pedidos a Amazon. Y es que volviendo a los cantos de sirena si tú lees el marketing de Amazon Business todo parecen ventajas para las empresas.
Sin embargo la realidad suele ser algo distintas, lo que no te dice nadie es que Amazon hoy en día es principalmente un Market Place y que cuando alguien de la empresa hace un pedido de una tóner o una caja de rotuladores desde su web resulta que la factura te la emiten muchas veces unas empresas con unas denominaciones rarísimas:
Lo peor de todo es que estás obligado a dar de alta estos proveedores en tu ERP o sistema contable aunque solo te vaya a llegar una factura de ellos en toda tu vida. Esto se debe a que al tratarse de “Entregas intracomunitarias exentas - Articulo 138 Directiva 2006/112/EC” el proveedor no te incluye IVA en la factura, pero tú como empresa dada de alta en el VIES estás obligado a auto-repercutir ese IVA. Es decir, con acuerdo al bien o servicio te anotarás tu mismo el IVA tanto en soportado como en repercutido, quedando reflejado en las correspondientes casilla del modelo 303:
IVA Devengado: Adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios, casillas 10 y 11
IVA Deducible: En adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios corrientes, casillas 36 y 37.
Además este tipo de operaciones se tienen que notificar a Hacienda en un modelo especial, el “Modelo 349. Declaración Informativa. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias” donde tiene que constar el CIF y el nombre de la empresa:
Luego por si fuera poco trabajo, resulta que la persona que ha hecho el pedido no se aclara con el interface de Amazon y no te sabe sacar la factura. Aunque esto la verdad es que es bastante sencillo, solo hay que ir a Pedidos y pulsar en la esquina superior derecha:
Pero bueno esto ya es un mal endémico de todo pago con VISA que hacen los empleados, donde el Contable o el Controller tiene que ir persiguiendo a los empleados (que siempre andan muy liados) para que le manden las dichosas facturas de Dropbox, Zapier, Zoho, Meta, Cabify… etc.
En definitiva que cuando un Contable se encuentra un resumen de tarjeta tal que así, ya sabe que gestionar todo esto le puede llevar un buen tiempo:
El empleado consumidor está contentísimo con Amazon, ha pedido una cosa y le ha llegado en un periquete… y no es ni mucho menos consciente de todo el trabajo adicional que genera ese pedido, sólo ve que el Contable de la empresa siempre anda protestando por “una facturita de 11 euros de nada del trimestre anterior que se me olvidó enviarle”. Sinceramente espero que con la factura electrónica de la Ley Crea y Crece todo esto se agilice mucho más.
Las empresas grandes cuentan con herramientas del tipo SAP Concur, que además se encuentran perfectamente integrados con otros sistemas corporativos. De tal manera que el empleado dispone de un tiempo para aportar las facturas y justificantes de sus cargos en la tarjeta y si en ese plazo no lo hace el importe sin justificar se le retira de la siguiente nómina. Te puedo asegurar que eso motiva mucho a los empleados.
