Se hace curioso que esta si mal no recuerdo es la primera notificación al respecto de la Agencia, y que hasta este momento toda la información sobre el tema nos ha llegado por osmosis de manera muy eficiente vía LinkedIn, YouTube, prensa, el vecino y tu cuñado (o esta newsletter sin ir más lejos).

Aprovechemos para recordar los plazos por tanto:

Siendo viernes no se me ha ocurrido nada mejor que aprovechar para enviar a mis clientes las “DECLARACIÓN RESPONSABLE DEL SISTEMA INFORMÁTICO DE FACTURACIÓN“ tanto de Holded, como de Odoo… para que estén tranquilos y sepan que están cubiertos, al menos con las empresas sobre las que yo les he asesorado.

Curiosamente en Holded la declaración la firma Bernat Ripoll su co-fundador y en el caso de Odoo el mismísimo Fabien Pinckaers fundador de Odoo firmando “desde Bélgica y con amor”.

La firma de estos documentos no es pecata minuta, ya que los sistemas informáticos de facturación en caso de fraude tributario de sus usuarios pueden ser responsables si:

• facilitan deliberadamente el fraude (por ejemplo, permitiendo borrar o alterar facturas)

• no cumplen los requisitos técnicos legales de la Ley Antifraude, el reglamento o la orden ministerial

• no guardan o transmiten correctamente los registros exigidos.

En resumen: el usuario responde por el fraude, pero el desarrollador o proveedor del SIF puede ser sancionado si el sistema incumple los estándares antifraude establecidos por Hacienda.

Nada nuevo que nos hayamos contado ya anteriormente, todo sigue su curso… bueno si, tenemos una novedad, la Agencia Tributaria ya ha puesto a disposición su aplicación gratuita de facturación VERI*FACTU, no os esperéis bordes redondeados e iconos bonitos, pero funcionar funciona: tú te metes con tu certificado digital, rellenas un pedazo formulario y te genera tu factura VERI*FACTU perfectamente legal.

Si tal vez sólo emites un par de facturas al mes te puede valer.

OJO, que no es una demo… a ver si le vais dar al botón de “Validar y Generar factura” y os pasa como al amigo Antonio:

Os seguimos manteniendo bien informados, un abrazo.

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Holded ha implementado un sistema de facturas en borrador, de tal manera, que mientras que la vas confeccionando puedes ir haciendo todos los cambios que quieras, incluso generar un PDF que le puedes hacer llegar al cliente para que te confirme que la factura en borrador está bien antes de emitir la versión final. Ese sistema está muy bien y es muy intuitivo.

Luego pasas a Aprobar la factura y a partir de ese momento hay campos que ya no te va a dejar editar, salvo generando una factura rectificativa:

El caso es que aun rellenando todo lo mejor que he sabido el primer intento me ha dado error de envío por la siguiente razón:

Lo cual no entiendo muy bien porque como se puede ver en el formulario de más arriba, no aparece ningún campo con ese enunciado. El caso es que he cambiado Tipo de ID a NIF / IVA en lugar de “NIF Español” y he señalado que la factura no tenía Inversión de Sujeto Pasivo por algún lado y la he vuelto a Aprobar… y esta vez se la ha tragado:

El QR aparece correctamente en la factura: centrado y en la parte superior, tal y como ya explicamos. Algo que por cierto Odoo ha ignorado completamente, y lo coloca en la parte inferior de la factura por “razones técnicas”.

También he comprobado que el QR enlaza con la página correcta de la AEAT donde se puede consultar el NIF emisor de la factura, el número de factura, la fecha y el importe total (base + IVA).

En definitiva que funciona, y el sistema es todo lo sencillo que permite la normativa a la que Holded ha tenido que ceñirse.

Tengo que decir que ningún cliente mío ha mostrado ningún interés en optar por el sistema VERI*FACTU que ya sabéis que es opcional, pero aun así lo recordamos: usar un SIF (Sistema Informático de Facturación) homologado es obligatorio, pero lo de enviarle las facturas en línea a la Agencia Tributaria es opcional.

A este paso sólo nos apuntaremos los “early adopters”, aunque sólo sea para poder contarle a mis clientes (y lectores) cómo es la experiencia.

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Julio y Agosto han sido meses de calma -salvo para los programadores- pero a partir de Septiembre ya entramos en la recta final de implementación de Veri*factu con el objetivo de tenerlo todo listo para el 1 de enero de 2026.

Mejor no dejarlo para el final y poneros ya mismito con ello. ¿Qué aun no sabes de qué te hablo? Pues empieza a leer ya mismo.

No obstante, pese a la aparente calma, han habido cambios… algunos de los que no nos gustan, como la eliminación de los planes gratuitos en soluciones cloud como Holded o B2B Router.

Hasta ahora en estos programas alguien que generará pocas facturas al año podía usar una versión muy capada del programa sin pagar nada, pero eso ya no es posible. Sin ir más lejos Holded ha sustituido su plan gratuito por una prueba sin coste de 14 días y unos descuentos del 50% en el primer trimestre… y después de eso todos a pagar.

Esto aunque nos pese tiene todo el sentido ya que la nueva Ley obliga a los SIF (Sistemas Informáticos de Facturación) a hacer muchas cosas, entre ellas a conservar toda la información de facturación durante 10 años… con lo que es normal que no quieran asumir esas responsabilidad y sin cobrar nada por ello.

Por otra parte todos aquellos que estén interesados en una facturación acorde a la Ley y gratuita podrán acogerse a la solución pública que se lanzara próximamente por la Agencia Tributaria como nos recordaba en LinkedIn el Inspector de Hacienda Javier Hurtado al que desde aquí felicitamos por su labor divulgadora en estos asuntos:

Por suerte algunos proveedores siguen manteniendo sus planes gratuitos, sin ir más lejos Odoo si solo te instalas una única aplicación (módulo de Ventas o módulo de Contabilidad) podrás seguir usándolo gratis para confeccionar tus facturas cumpliendo con Veri*Factu.

Evidentemente las empresas no tenemos ningún problema en pagar por un SIF, pero muchas veces los socios de las empresas o administradores (yo sin ir más lejos de mi propia empresa), somos a su vez autónomos y emitimos unas pocas facturas al año, con lo que si te puedes evitar pagar otra suscripción más pues mejor que mejor.

En las próximas semanas os iré contando como los principales software han resuelto el tema de Veri*Factu: Odoo, Holded, Sage, MS Dynamics… así que es un buen momento para suscribirte:

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1. ¿Si hago mis facturas en Excel o en Word, me afecta VERIFACTU?

Pues la respuestas es NO en el 99% de los casos.

Pego aquí la respuesta de la AEAT completa para que no haya duda:

Pero si eres un maestro de los macros y te has construido un pseudo-SIF (Sistema Informático de Facturación) a base de VisualBasic, Excels y Words, entonces si te afectaría. Personalmente yo no conozco a nadie en esta situación.

Lo que si que conozco es a clientes que con la base de datos Access se han fabricado unas maravillas super sofisticadas para poder facturar, y aunque no lo responde la pregunta de la AEAT a mi entender eso si que es un SIF en toda regla y por tanto te tendrías que adaptar a VERIFACTU. En este caso probablemente te convenga migrarte a alguna solución, porque no creo que te compensé hacer a ti los desarrollos en Access para adaptarte.

Conclusión: Si facturas a mano, en Excel, en Word y no sabes lo que es una macro, estás salvado por el momento (hasta que llegue la Ley Crea y Crece).

2. Soy propietario de un piso, una oficina o una plaza de garaje y solo emito facturas por el alquiler: ¿me afecta VERIFACTU?

De nuevo lo más probable es que NO, al tributar en IRPF como rendimiento inmobiliario.

Distinto sería que ejercieras ese alquiler como una actividad económica o que se trate de un alquiler de apartamento turístico, en ese caso si que se te aplicaría VERIFACTU en el caso de que estés utilizando un SIF.

¿Conoces a alguien en alguna de estas dos situaciones? Pues ya le puedes re-enviar este correo ahora mismito y de paso que se suscriban si quieren estar al día de todos estos asuntos:

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Los productores y comercializadores de sistemas informáticos (3.2) siguen manteniendo el plazo anterior: 9 meses después de la aprobación de la orden ministerial. Teniendo en cuenta que la orden ministerial se aprobó en octubre de 2024, estaba claro que la ampliación de la fecha para el contribuyente era imprescindible, porque si los software no se adaptan los usuarios difícilmente iban a poder hacerlo.

A estas altura ya deberías haberte informado de si el software que utilizas actualmente para generar facturas se va a adaptar a la nueva normativa. De los que nosotros implantamos: Odoo se va a adaptar y Holded también.

Nosotros nos hemos puesto en contacto con otras empresas internacionales como ZOHO cuyo software genera facturas (ZOHO CRM, ZOHO Invoice, ZOHO Books) y no hemos recibido una respuesta clara al respecto:

Por otra parte al parecer todavía no se han puesto en marcha los servidores de Hacienda para poder hacer las pruebas de conectividad y envío, así que todo se convierte en una cadena de eventos bastante apresurada.

Esto sin olvidar que Hacienda tiene que hacer también disponible su solución gratuita de facturación y que habrá que probarla, puede que para algunos autónomos sea más que suficiente para emitir un par de facturas al mes.

Os seguiremos informando!

Ya hemos visto por aquí que si usamos un SIF (Sistema Informático de Facturación) este debe adaptarse a la Ley Antifraude y nosotros estamos obligados a actualizarnos a la versión que lo soporte.

Pero una cosa es eso y otra es optar a VERI*FACTU: el sistema de emisión de facturas verificables o lo que es lo mismo, que cada vez que emitamos una factura esta se envíe a Hacienda automáticamente. Eso de momento será opcional.

La forma de optar a este sistema es tácita, si enviamos una factura por este sistema se entiende que vamos a empezar a usarlo y que lo haremos hasta el fin del año natural. Asi que cuidadito con que se nos escape alguna tecla.

¿Qué ventajas tiene?

Yo para estos temas me considero un early-adopter así que seguro que empiezo a usarlo desde el primer día, pero la verdad es que no le veo muchas ventajas… y en el FAQ de la agencia tributaria al respecto de VERI*FACTU tampoco consiguen dar ningún motivo de peso y mira que lo intentan.

Puesto que optar a VERI*FACTU no te exime de:

• Seguir confeccionando los Libros de Facturas Emitidas.

• Seguir presentando los modelos informativos (entiendo que se refiere al 390, 180, 190…)

Todo esto es normal porque al fin y al cabo VERI*FACTU solo se aplica a las facturas emitidas, así que Hacienda sólo va a disponer de una foto parcial.

Ventajas en caso de requerimiento de la Agencia Tributaria

La Agencia Tributaria nos dice algo así como que si optamos a VERI*FACTU ya le estamos enviando todas nuestras facturas emitidas, así que no tendremos que preocuparnos porque luego nos las pidan, con lo que tendremos un ahorro de tiempo y de costes.

Ese argumento se sujeta con pinzas.

Además sobre el ahorro en tiempo y costes hay que tener en cuenta que emitir facturas con la Ley Antifraude pasa a ser una tarea bastante más delicada de lo que venía siendo. Cualquier pequeño fallo en los datos que se envían a la AEAT (que prácticamente son todos) va a suponer la generación de una factura rectificativa… y además con VERI*FACTU todo-todo se envía a Hacienda prácticamente en tiempo real. Así que van a ser testigos de todas nuestras miserias en directo: uy! falta de ortografía en el concepto, factura rectificativa. uy! le puse mal el nombre al cliente, factura rectificativa….

Hoy mismo revisando las cifras del modelo 347 (operaciones de más de 3.005,06€) me di cuenta de que habíamos duplicado a un cliente. En la empresa tenemos varias líneas de negocio gestionadas por personal independiente y resulta que el mismo cliente había contratado servicios en varias líneas… algo debió de fallar que por error lo dimos de alta dos veces. El problema es que la cifra del 347 nos salía distintas porque no estaba agrupando todas las facturas. ¿Se podrá solucionar eso en el ERP con la Ley Antifraude? Pues yo la verdad creo que no, supongo que tocará rectificar el 347 a mano si es que nos damos cuenta…

Tu QR de buen contribuyente

Ya explicamos por aquí que tienes que ir haciendo sitio en todos tus tickets y facturas para meter el QR de la Ley Antifraude. Si además optas por VERI*FACTU debajo del QR podrás escribir con orgullo y regocijo “VERI*FACTU” o “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”.

Eso según la Agencia Tributaria:

”(…) supone una garantía de transparencia y calidad en el grado de cumplimiento tributario. Este aspecto podría ser publicitado y argumentado como un elemento distintivo de “calidad y cumplimiento fiscal”.

Así que prepararos para anunciarlo en vuestro TikTok o Instagram… vamos que si tienes un bar o una peluquería la gente va empezar a hacer cola en la puerta sólo para recibir un ticket tuyo.

Servicios de descarga de todas las facturas

Esto si que me parece curioso, ya que la AEAT se compromete a poner a nuestra disposición un servicios donde descargarnos todos los registros que les hemos enviado y también todas las facturas que nos han emitido nuestros proveedores que hayan optado por VERI*FACTU.

¿Podría ser este el germen de un sistema oficial de intercambio de facturas en formato digital? Yo creo que no, pero lo iremos viendo.

En definitiva, que yo no le encuentro mucha utilidad de momento, aun así yo me daré de alta para poder contároslo con todo lujo de detalles. ¿Y tú?

Una empresa americana como OpenIA que quiera vender sus servicios en Europa tiene que recaudar de sus clientes el IVA correspondiente al estado miembro desde donde están consumiendo sus servicios. En mi caso por ejemplo:

Comprando como un particular español tengo que pagar el 21% de IVA, pero si mi dirección de facturación está en Alemania me tendrán que cobrar el 19% de VAT, en Portugal el 23%, en Italia el 22%… y así en cada uno de los 27 estados miembros de la Unión Europea. Sin embargo, si cuando voy a comprar indico que soy una empresa y añado el CIF:

Entonces ya no me cobran el IVA:

Si bien cuando recibamos la factura veremos un aviso como este:

En esa misma factura podremos observar que OpenIA con sede en California dispone de un “EU OSS VAT”:

¿Qué es un EU OSS VAT?

OSS son las siglas de VAT One Stop Shop “e-commerce made easy, life made simpler and fairer for all” aunque a priori no parece nada sencillo ser una empresa americana y tenerle que cobrar a tus clientes europeos con acuerdo a su porcentaje de IVA local. Pero claro, imagínate cuánto dinero están recaudando las arcas públicas por estos conceptos.

Todo esto viene de lejos, desde el 1 de enero de 2015 ya las empresas extranjeras que prestaban servicios digitales a consumidores finales en la Unión Europea estaban obligadas a cobrar el IVA según la tasa aplicable en el país del consumidor.

Pero es en Julio de 2021 cuando se crea One Stop Shop (OSS), se posibilita a empresas como OpenIA no tener que hacer el ingreso de ese IVA recaudado a los ciudadanos europeos en cada estado de la unión, sino centralizarlo todo en uno solo que ellos elijan.

Con el OSS, se amplió ya no solo a servicios digitales sino a las ventas a distancia de bienes dentro de la UE y a todos los servicios prestados a consumidores finales en la UE. Esta es la razón por la que cuando compras ahora en Amazon puedes leer siempre este aviso:

Modelo 369 - Declaraciones de IVA del régimen One Stop Shop (OSS)

Aunque ahora el tema es mucho más sencillo que antes, no está carente de dificultad. Si OpenIA elige por ejemplo España para cumplir sus obligaciones tributarias en materia de IVA con Europa estaría obligado a rellenar el modelo 369 y desglosar todo lo vendido por cada país miembro.

Y existen distintos apartados:

• Prestación de servicios - Servicios prestados a consumidores finales en la UE.

• Prestaciones de servicios desde España (EMID España) - Servicios prestados desde España hacia otros países de la UE bajo el régimen OSS.

• Prestaciones de servicios desde establecimientos permanentes fuera de la UE - Servicios prestados desde sucursales o establecimientos fuera de la UE hacia consumidores en la UE.

• Entregas de bienes expedidos o transportados desde España (EMID España) - Ventas de bienes a distancia donde el envío parte de España hacia otros países de la UE.

• Prestaciones de servicios desde establecimientos en otros Estados Miembros distintos de España - Servicios prestados desde sucursales ubicadas en otros Estados Miembros hacia consumidores en la UE.

• Entregas de bienes expedidos o transportados desde otros Estados Miembros distintos de España - Ventas a distancia donde el envío parte de un Estado Miembro de la UE distinto de España.

Lo que viene a ser un modelo bastante complejo de rellenar.

Por lo que me comentan mis clientes con eCommerce las gestorías tradicionales no se ocupan de confeccionarles este modelo, ya que la contabilización tradicional de una factura no incluye todas estas capas de información.

Algunos recurren a gestorías especializadas que les ayudan en este proceso y otras los confeccionan ellos mismos.

Entonces ¿de donde sale la información para el 369?

Inevitablemente tiene que salir de la base de datos de tu software de eCommerce, que tiene que haber almacenado la dirección fiscal del cliente y en caso de venta de bienes la procedencia física de los productos facturados.

Porque no es lo mismo que vendas una zapatillas a Alemania y que el productos salga desde España, que si el producto sale desde un almacén fuera de España, son distintos apartados dentro del modelo 369. Algo bastante habitual cuando vendes a través de Marketplaces como Amazon, y decides aprovechar que disponen de almacenes repartidos por toda Europa.

En el caso de OpenIA es más sencillo porque solo venden servicios digitales, pero aun así tiene sentido que hayan montado todo el proceso de venta de su suscripción utilizando Stripe ya que les debe facilitar mucho la tarea, más aun teniendo en cuenta que en EE.UU también hay distintos estados, cada uno con sus distintos tipos de impuestos… incluso a nivel local:

• 45 estado y el distrito de Columbia recaudan impuestos sobre compras (sales taxes).

• 38 estados tienen algún tipo de impuesto local sobre la compra (a nivel de ciudad o condado), que se recaudan en todo o en parte del estado.

Que no se entere Trump de esto…

A mi hay algo que me parece inquietante.

Resulta que OpenIA tiene que estar recaudando el IVA para Europa en sus ventas a ciudadanos europeos, sin embargo si OpenIA fuera española e hiciera lo mismo vendiendo servicios digitales a ciudadanos estadounidenses, eso a día de hoy iría sin impuestos.

A priori parece un poco injusto, pero claro si observo las suscripciones digitales que pagan mis clientes en su mayoría proceden de Google, Microsoft, Adobe, Dropbox, Zoom, Zapier, Loom… en su mayoría son empresas estadounidenses.

España o incluso Europa puede que no preocupe mucho a Trump en este aspecto, pero cada vez veo más empresas Indias en las suscripciones de mis clientes, por lo que yo creo que terminarán hincándole el diente a este tema.

Yo desde el principio me di cuenta de que si quería salir vivo de una reunión con un Directorio Financiero o un Contable, tenía que saberme la lección al dedillo y sobre todo tener la experiencia de primera mano del que ha sido responsable de llevar la Contabilidad en una empresa de principio a fin (presentación de modelos, legalización de libros, presentación de cuentas anuales, impuesto de sociedades).

Con el tiempo he ido identificando las cosas que sacan de los nervios a los Contables… y una de ellas sin duda son los pedidos a Amazon. Y es que volviendo a los cantos de sirena si tú lees el marketing de Amazon Business todo parecen ventajas para las empresas.

Sin embargo la realidad suele ser algo distintas, lo que no te dice nadie es que Amazon hoy en día es principalmente un Market Place y que cuando alguien de la empresa hace un pedido de una tóner o una caja de rotuladores desde su web resulta que la factura te la emiten muchas veces unas empresas con unas denominaciones rarísimas:

Lo peor de todo es que estás obligado a dar de alta estos proveedores en tu ERP o sistema contable aunque solo te vaya a llegar una factura de ellos en toda tu vida. Esto se debe a que al tratarse de “Entregas intracomunitarias exentas - Articulo 138 Directiva 2006/112/EC” el proveedor no te incluye IVA en la factura, pero tú como empresa dada de alta en el VIES estás obligado a auto-repercutir ese IVA. Es decir, con acuerdo al bien o servicio te anotarás tu mismo el IVA tanto en soportado como en repercutido, quedando reflejado en las correspondientes casilla del modelo 303:

• IVA Devengado: Adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios, casillas 10 y 11

• IVA Deducible: En adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios corrientes, casillas 36 y 37.

Además este tipo de operaciones se tienen que notificar a Hacienda en un modelo especial, el “Modelo 349. Declaración Informativa. Declaración recapitulativa de operaciones intracomunitarias” donde tiene que constar el CIF y el nombre de la empresa:

Luego por si fuera poco trabajo, resulta que la persona que ha hecho el pedido no se aclara con el interface de Amazon y no te sabe sacar la factura. Aunque esto la verdad es que es bastante sencillo, solo hay que ir a Pedidos y pulsar en la esquina superior derecha:

Pero bueno esto ya es un mal endémico de todo pago con VISA que hacen los empleados, donde el Contable o el Controller tiene que ir persiguiendo a los empleados (que siempre andan muy liados) para que le manden las dichosas facturas de Dropbox, Zapier, Zoho, Meta, Cabify… etc.

En definitiva que cuando un Contable se encuentra un resumen de tarjeta tal que así, ya sabe que gestionar todo esto le puede llevar un buen tiempo:

El empleado consumidor está contentísimo con Amazon, ha pedido una cosa y le ha llegado en un periquete… y no es ni mucho menos consciente de todo el trabajo adicional que genera ese pedido, sólo ve que el Contable de la empresa siempre anda protestando por “una facturita de 11 euros de nada del trimestre anterior que se me olvidó enviarle”. Sinceramente espero que con la factura electrónica de la Ley Crea y Crece todo esto se agilice mucho más.

Las empresas grandes cuentan con herramientas del tipo SAP Concur, que además se encuentran perfectamente integrados con otros sistemas corporativos. De tal manera que el empleado dispone de un tiempo para aportar las facturas y justificantes de sus cargos en la tarjeta y si en ese plazo no lo hace el importe sin justificar se le retira de la siguiente nómina. Te puedo asegurar que eso motiva mucho a los empleados.

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Los bancos no han tardado en aplicarlo, ayer mismo esta transferencia desde mi cuenta personal del Santander me costaba 6 euros y hoy me sale gratis.

En la banca de empresas del Sabadell también lo han aplicado, por ejemplo para una transferencia de 3.000 euros todo gratuito:

Lamentablemente en mi cuenta del BBVA empresas donde debo tener las peores condiciones del mundo, no me libro del rejonazo… y eso que mi mujer es de la casa.

A día de hoy BBVA limita el importe de estas transferencias a 5.000€/día y 15.000€/mes y han cumplido la normativa equilibrando la comisión al mismo importe que el de una transferencia ordinaria. Pero en mi caso siguen siendo unas condiciones pésimas:

Tienes más información sobre el tema en este artículo de CincoDias

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Por eso cuando esta mañana recibí un e-mail de Amazon Web Services (AWS) anunciando que habían implementado los pagos SEPA de sus facturas me decidí a investigarlo por si había algo nuevo al respecto.

El correo me resulta curioso porque nosotros en nuestra cuenta ya teníamos activados los pagos SEPA de la manera tradicional como se puede ver en la parte inferior de la captura:

Aun así emprendí el proceso con optimismo:

Se puede ver que AWS está utilizando TRUELAYER para gestionar este proceso, pulsamos en Link your bank account.

Elegimos Sabadell que nuestro banco para pago de facturas, nos logueamos con la cuenta de empresa:

Autorizamos el acceso:

Seleccionamos los permisos:

Firmamos la autorización con la app móvil:

Todo parece correcto:

Nos devuelve a la página de AWS y se queda pensando un rato:

Pero el proceso falla :-(

Probamos ahora con nuestra cuenta de BBVA, haciendo login como empresa:

Nos solicita autenticación:

Suministramos mobile token/OTP-SMS:

Indicamos los permisos que otorgamos:

Y esta vez el proceso termina correctamente:

Desde luego que cuando todo sale bien parece todo mucho más sencillo que estar enviando PDFs y devolviéndolos firmados. Si queréis más información sobre TRUELAYER podéis visitar su web.

Es bueno estar al día de todas estas novedades, ya que aunque implementar un sistema de este tipo va a suponer el coste del intermediario y las horas de programación necesarias para la integración, puede resultar interesante porque el proceso se agiliza enormemente.

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Ya hemos explicado por aquí que VERI*FACTU es voluntario, aunque nuestro software de facturación nos debe permitir empezar a notificar a Hacienda con cada nueva factura emitida o anulada, nosotros podemos decidir no hacerlo (de momento). No obstante, si nos acogemos a este nuevo sistema tenemos que ser conscientes de toda la información que vamos a enviar a Hacienda de “oficio”, es decir, sin un requerimiento previo.

Para ello vamos a analizar el contenido del fichero VERI*FACTU que viene detallado en el ANEXO de la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, donde se desarrollan las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido del Reglamento de la Ley Antifraude.

Vamos por partes porque el fichero es bastante extenso, pero me voy a centrar solo en lo relevante de los registros de alta de factura:

• NumSerieFactura - Nº Serie+NºFactura que identifica la factura emitida.

• FechaExpedicionFactura - Fecha de expedición de la factura (dd-mm-yyyy).

• FechaOperación - Siempre y cuando sea diferente a la fecha de expedición.

• TipoFactura - Factura completa, simplificada, factura emitida en sustitución de facturas simplificadas o factura rectificativa.

• TipoRectificativa - Por sustitución o por diferencia.

• DescripcionOperacion - Descripción del objeto de la factura, con una extensión de hasta 500 caracteres.

Ahora empezamos con los datos del Destinario de la factura:

• NombreRazon - Nombre-razón social del destinatario (a veces también denominado contraparte, es decir, el cliente) de la operación de la factura expedidida.

• IDType - Tipo de identificación, en el país de residencia, del destinatario de la operación de la factura expedida.

• ID - Número de identificación.

Ahora empezamos con los impuestos y numeritos:

• Impuesto - Impuesto de aplicación, normalmente IVA.

• TipoImpositivo - Porcentaje aplicado sobre la base imponible.

• BaseImponibleOimporteNoSujeto - Sobre el que se aplica el tipo impositivo, salvo que se trate de un importe no sujeto.

• CuotaRepercutida - Resultante de aplicar a la base imponible el tipo impositivo.

• Otros datos referentes a régimentes especiales - Operacion exenta, recargo de equivalencia…

• CuotaTotal - Cuota Repercutida + Cuota de Recargo de Equivalencia (si hubiera)

• ImporteTotal - Importe total de la factura.

Y terminamos con toda la parte block-chain de la factura.

• Todo el encadenamiento del registro anterior - Emisor, NumSerie, Numero Factura, Fecha de Expedición y Huella.

• Y la firma de la factura que se remite - TipoHuella, Huella, Signature.

• SistemaInformatico - Datos del sistema informático de facturación utilizado: Razón social del productos, NIF, Pais, Nombre del Sistema Informático, Id, Versión… etc.

¿Qué os ha parecido? A esto le llamo yo bajar al detalle… es el sueño de todo analista de datos, absolutamente toda la información y bien ordenadita. Solo se les ha olvidado solicitarnos el gramaje del papel en el que hemos impreso la factura.

La verdad es que me compadezco de los programadores a los que les toque hacer este desarrollo informático para adaptar los software de facturación a la nueva normativa, que además es solo especifica de España, ya que en otros países de la Unión Europea aplicarán especificaciones distintas.

A parte de todo esto a Hacienda se le reportan toda una serie de eventos del uso del software informático, incluso de su no-uso: ya que cuando llevas tiempo sin hacer nada se genera un evento de no actividad… todo esto mejor lo dejamos por otro nuevo artículo de la saga El Gran Hermano. Suscríbete si no te quieres perder nada :-)

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Ya hemos visto por aquí que la parte de enviar automáticamente tus facturas a los servidores de Hacienda nada más ser emitidas no es obligatoria, no obstante, eso no te libra de hacer un hueco en tus facturas para el código QR que siempre tendrá que aparecer. La única diferencia es que si la factura ha sido expedida por “Sistemas de emisión de facturas verificables” o “VERI*FACTU” además tendrá que constar una de estas dos cosas:

• La frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”

• O más cortito y estético “VERI*FACTU”

Muchas empresas no se van a acoger a “VERI*FACTU”, pero aun así el código QR siempre tiene que aparecer con un tamaño entre 30x30 y 40x40 milímetros (ni más, ni menos).

Sobre la posición de este QR

La Orden Ministerial nos remite a lo que se publique en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y es ahí donde hemos encontrado esta información sobre la ubicación:

En facturas impresas o visualizables:

• Con carácter general al principio de la factura.

• Antes de que empiece el contenido de esta.

• Si hay más de un QR, éste debe ser el primero.

• El QR solo debe aparecer una vez, en la primera página de la factura.

• Facturas con orientación vertical: próximo al margen superior y centrado o, si no, próximo al margen superior izquierdo.

• Facturas con orientación horizontal (apaisado): el QR se situará a la izquierda, preferiblemente cercano al margen superior izquierdo.

En el caso de nuestras facturas que son verticales el “pegote” quedaría tal que así: ¿Qué os parece? ¿queda muy mal?:

Supongo que pronto nos acostumbraremos a que todas las facturas lo lleven y se nos hará invisible.

Si utilizáis papel pre-impreso con vuestro membrete o vuestro logotipo, es decir, no toda vuestra factura sale del SIF, se permite algo de margen en la ubicación del QR siempre y cuando esté ubicado como “primeelemento del resto de la factura que sí genera el SIF”.

Todo esto en referencia a las facturas imprimibles o visualizables, lo que incluye digitalmente, vamos los PDF de toda la vida. Con respecto a la factura electrónica la orden ministerial dice en su artículo 20.2:

En caso de tratarse de una factura electrónica, destinada al intercambio de su información de forma estructurada entre sistemas informáticos por medios electrónicos, se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR».

Para que esto no se haga muy pesado en el siguiente artículo nos centraremos en el contenido del código QR, así que no olvides suscribirte para no perdértelo:

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Tesorería

Si hay algo que nos quedamos de este evento es que una gestión de la tesorería eficiente sigue siendo el gran reto de los CFOs y cuando mayor es la empresa, más grande y complejo es alcanzar ese reto.

Al evento asistieron como ponentes directores financieros y gestores de tesorería de grandes empresas como Vodafone, Cofares, Leroy Merlin, Iberdrola, Prosegur, Cemex… entre otros muchos y tal vez su visión del día a día, fue de las cosas que más me gustaron del evento.

Para estas empresas un ERP perfectamente integrado no es suficiente y tienen que echar mano de softwares específicos, los llamados TMS (Treasury Managment Systems) o software de gestión y previsión de tesorería. Si no conoces lo que son puedes ver este video sobre Agicap:

Cambios normativos

Otro punto de dolor es la necesaria continua adaptación a los cambios normativos, algo que se vuelve aun más difícil si tenemos en cuenta que estas empresas tienen presencia internacional.

En el Congreso hubo ponencias sobre el Reglamento de la Factura Electrónica, el Reglamento Europeo de Plazos de Pago, la Directiva PSD3… y otros muchos cambios normativos que ya están aquí o a la vuelta de la esquina.

También se habló de esta nueva tendencia de obligar a las empresas a aportar magnitudes no financieras en la presentación de cuentas anuales ante el Registro Mercantil (datos sobre diversidad de género, morosidad, sostenibilidad…).

En este sentido y como ejemplo hace poco supimos que se quiere posponer la implantación del Verifactu hasta el 1 de enero de 2026 para los obligados a presentar el impuesto de sociedades siendo uno de los argumentos a favor de esta extensión de plazo el:

Incremento de los costes administrativos y económicos ocasionados a los sujetos pasivos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) por la exigencia de cumplir también con el Reglamento en los supuestos de emisión material de la factura por cuenta de sus proveedores, o en virtud de una disposición normativa que así lo exija.

Para que veamos que incluso normativa que aparentemente no afecta a las grandes empresas termina haciéndolo de manera indirecta y es que algunas de estas grandes empresas que por estar acogidas al SII pensaban que Verifactu no iba con ellos, resulta que si que se ven afectados si hacían autofacturación en nombre de sus proveedores.

IA

Como viene siendo habitual en todos los eventos desde la popularización de ChatGPT, el tema de la IA tronaba por todos los lados. Siempre hay un ponente que explica que esto es una tecnología que se viene utilizando ya desde hace mucho para analizar los datos y que es solo la Inteligencia Artificial Generativa lo que se puede considerar una “novedad” reciente… pero da igual, porque de estos eventos ningún fabricante de software o consultora se quiere ir sin decir que ellos ya han integrado la IA en sus procesos y que lo está revolucionando todo.

Soluciones de software

Me quedo con una cita de Belén Díaz, Responsable de Transformación y Tecnología en Consulting Corporate en KPMG España sobre el tema de la implantación de software en grandes empresas que resume a la perfección la tendencia predominante:

“Se ha pasado de implementar soluciones on premise muy customizadas a adoptar soluciones generales basadas en la nube”.

Y es que la mediana y gran empresa que es la que tradicionalmente disponía de los recursos para realizar desarrollos a medida para solucionar sus procesos de negocio, ha tirado totalmente la toalla en este empeño y consideran esa vía un callejón sin salida del que hay que escapar cuanto antes.

Prefieren sumarse al carro de una solución SaaS líder, pagar sus licencias puntualmente y realizar personalizaciones para adaptar su software a sus particularidades (e incluso esas personalizaciones con cuentagotas y cuantas menos mejor).

Aun así seguimos visitando empresas grandes que siguen aferradas a software desarrollado por ellos mismos desde cero hace décadas o son antiguas soluciones estándar tan extremadamente personalizadas y tuneadas que dar el salto a las nuevas versiones supone un esfuerzo titánico.

Esto también nos lo encontramos con PYMEs y startups, que enseguida quieren empezar a crear aplicaciones online, apps móviles y en definitiva desarrollos a medida. La mayoría no saben en qué jardín se están metiendo o piensan que por usar soluciones low-code o no-code se van a quedar menos enganchados.

En definitiva, este tema da para mucho y mejor no extendernos más. Desde aquí felicitamos a la Asociación Española de Financieros de Empresas (ASSET) por la organización de este encuentro anual.

El término EBITA (Earnings Before Interest, Taxes, and Amortization), aunque importado del inglés, refleja el beneficio antes de intereses, impuestos y amortizaciones. Dominar estas y otras métricas mejora la comprensión de la salud financiera de tu empresa.

Muchos empresarios solo conocen estos datos cuando la gestoría les saca el PyG mensual o trimestralmente, o cuando cierran el ejercicio o nos calculan el impuesto de sociedades… todo ello envuelto en una especie de suspense, donde se pregunta al contable: “¿cuánto sale?”, “¿cuánto nos toca pagar?”… muy parecido a las liquidaciones trimestrales de IVA, que muchos no saben si les van a dejar la cuenta tiritando o si les va a salir a devolver.

Las razones principales por la que éstas y otras métricas no forman parte del día a día de muchas empresas son:

• La información contable reside en una base de datos externa bajo el control de la gestoría.

• No existe una fuente de única verdad. Es habitual encontrar además la contabilidad de la gestoría que llega con retraso, otras cifras que salen de algún software de uso interno, múltiples Excels de gestión del día a día y otros resúmenes confeccionados por el Director Financiero o el propio empresario.

• Las distintas fuentes de información no suelen cuadrar entre sí, o no con la exactitud que se requiere para estos asuntos lo que genera una total desconfianza en el dato.

Con la Contabilidad Colaborativa se persigue solucionar estos problemas, ya que:

• Todos los agentes tienen acceso a un único software que se encuentra accesible para todo a través de la nube.

• Gran parte de la contabilidad se autogenera con las labores del día a día. Emitir una factura a un cliente o aprobar un presupuesto a un proveedor generan por detrás el correspondiente asiento contable.

• La gestoría externa puede seguir interviniendo en el proceso, pero ésta accede a nuestro software para revisar la contabilidad que se ha generado, completar aquella que falta, así como para generar los modelos e informes para el cumplimientos de las obligaciones tributarias, contables y mercantiles.

• En cualquier momento se pueden generar informes que nos permiten ir comprobando la marcha de la empresa… y estos no tienen que solicitarse al contable, los distintos agentes pueden tener acceso inmediato.

Pero esto solo es el primer paso, un paso vital e imprescindible, pero que solo es un puente hacia el objetivo final, ya que lo que realmente se persigue es una transformación más profunda donde:

• A partir de todos esos datos se pueda obtener información más relevante en el día a día. Por ejemplo un cuadro de mando que permita controlar las ventas de tu equipo comercial y combinar la facturación consolidada, con las oportunidades que tienen en curso, los presupuestos presentados…

• Informes de cash-flow que predicen cuales van a ser nuestros flujos de caja y que nos avisan con antelación de los descuadres para que podamos adelantarnos a ellos y tomar medidas.

• Presupuestos para el nuevo año, con estimaciones a futuro y objetivos de facturación. Alertas automáticas que nos avisen de cuando nos estamos desviando.

• Una contabilidad analítica que nos permita poner el foco en lo que a nosotros nos interesa. Desglosar los ingresos y gastos por líneas de negocio, o conocer la rentabilidad de cada proyecto, analizar nuestros costes de producción...

• Nuestro contable o gestoría externa cada vez dedica menos tiempo a picar facturas y más a tareas de alto valor que van convirtiendo su rol en el de un Asesor.

• Poder activar con agilidad las nuevas tecnologías en favor de nuestros procesos: aplicaciones móviles, firma digital, chatbots, WhatsApp, Inteligencia Artificial…

Todas estas palancas forman en mayor o menos medida parte del día a día de las medianas y grandes empresas. Ahora gracias a la evolución del software y a la digitalización de los procesos se empiezan a “democratizar” entre empresas de menor tamaño, como microempresas, pequeñas empresas e incluso autónomos con todos los beneficios que ello conlleva.

La propia digitalización de la Administración Pública, la Agencia Tributaria, el Registro Mercantil, así como de la normativa que aplica a nuestras obligaciones mercantiles, contables y financieras nos empujan en esa dirección… y es un proceso que nos conviene ver con optimismo, ya que todo esto nos acerca a una empresa más eficiente, moderna y digital.

El objetivo de esta newsletter es tratar todos estos temas, compartir la experiencia de clientes y otro empresarios, y en definitiva acompañaros en este apasionante proceso. Así que si te interesan estos temas no dudes en suscribirte o re-enviar este articulo a quien creas que puede resultar útil.

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Según vamos analizando en profundidad la Ley, el Reglamento y la recién publicada Orden Ministerial hemos venido publicando varios artículos en esta newsletter, pero hemos pensando que sería bueno poner un poco de orden y hacer un resumen de exactamente lo que las empresas tienen que hacer con Verifactu para estar preparadas para el 1 de Julio de 2025.

Asi que vamos al lio…

1 - Antes de nada: ¿me afecta VeriFactu?

Porque puede que no… ya que esta nueva normativa no cambia tanto la forma de facturar (eso llegará más adelante con la Ley Crea y Crece) sino que afecta al software de facturación que utilizan las empresas.

Así que lo primero que te tienes que preguntar es si usas un software de facturación, ya que si eres un autónomo o una empresa pequeña que confecciona tus facturas en Word o Excel, de momento no tienes que hacer nada, ya que no usas un software de facturación.

También puede que por ejemplo puede que estés emitiendo facturas como particular por el arrendamiento de un piso o un local, todo eso viene reflejado en la renta como rendimientos de capital inmobiliario y no como “actividad económica”… y tampoco se te aplicaría esta ley.

Además si tu empresa está ya en el SII (Suministro Inmediato de Información) esto no te afecta. Recordemos que el SII es obligatorio para empresas con volúmenes de facturación superior a los 6 millones de euros, si bien una empresa que facture menos se puede acoger voluntariamente a este sistema.

2 - Aun usando un software de facturación tienes que estar en uno de estos supuestos.

Copio aquí un fragmento del artículo 3 del Reglamento que se entiende muy bien:

1. El presente Reglamento se aplicará a los obligados tributarios que se indican a continuación, que utilicen sistemas informáticos de facturación, aunque solo los usen para una parte de su actividad:

a) Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades (…)

b) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas que desarrollen actividades económicas.

c) Los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes que obtengan rentas mediante establecimiento permanente.

d) Las entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas, sin perjuicio de la atribución de rendimientos que corresponda efectuar a sus miembros.

Lo más probable es que seas una empresa y estés en el apartado a) o seas un autónomo y entres por el apartado b)

3 - ¿Tu software de facturación está adaptado?

Si sigues leyendo es que de momento no te libras y ahora toca saber si tu software de facturación está adaptado a VeriFactu… ya te digo que yo que a día de hoy ninguno está adaptado totalmente porque Hacienda ni siquiera ha levantado todavía los servidores para hacer las pruebas.

Lo que está claro es que hay “productores y comercializadores de los sistemas informáticos” que están a tope con el tema y otros que por sus peculiaridades ni se han enterado.

La semana pasada estuvimos en Accountex en el IFEMA de Madrid y todo el mundo hablaba de Verifactu. Como prueba de mi asistencia os pongo aquí una foto que me hicieron con el DeLorean de Regreso al Futuro:

A nadie de ahí le ha pillado por sorpresa todo esto (de hecho lo llevan esperando como agua de mayo porque va a ser un buen espaldarazo a su ventas) y ya están adaptando su software, hablamos de los Sage, Wolters Kluwer A3, Holded, Quipu y otros muchos.

Mira es muy sencillo, sólo escribe en Google el nombre de tu software y Verifactu, si encuentras resultados publicados en la web del fabricante es que probablemente ya están con ello.

También es bueno saber si a día de hoy soportan el SII o el sistema FACe para facturas a la administración pública española, sin ir más lejos, yo hace muchos años usaba un software que se llama Contanet (antes se llamaba Contawin, pero eso es una historia muy larga) y aunque en la portada de su web no veo nada referente a Verifactu… está claro que lo deben tener en mente, porque ya soportan SII y además porque esta empresa de software tiene su sede en territorio español así que están obligados a alinear su programa con la nueva legislación.

Ante la duda lo mejor es contactar desde ya con el fabricante, yo ya he escrito a varios en nombre de mis clientes y estoy recibiendo respuestas de todo tipo.

4- Actualizarte a la versión del software que soporta Verifactu

Una vez que sabes que tu software va a soportar Verifactu tienes que asegurarte de que la versión instalada y que utilizas se va a actualizar y si no actualizarte a la que si lo va a soportar.

Para aplicaciones en la nube bajo licencia SaaS (Software as a Service), que son los que implantamos nosotros, todo esto no se aplica ya que siempre tienes acceso a la última versión disponible. Pero hay softwares de facturación, contabilidad o ERPs que se instalan on-premise, ya sea en el ordenador de la persona que hace las facturas, en el servidor de la empresa, o en un servidor en la nube pero bajo el control del cliente.

Puede que tu versión del software esté ya fuera de soporte y el fabricante no está obligado a actualizarla. El Reglamento obliga a los productores a adaptar su software, pero con que su última versión cumpla la normativa para ellos es más que suficiente. Los usuarios deberán actualizarse si quieren cumplir la normativa a una versión que soporte Verifactu.

OJO porque la actualización de un ERP no es moco de pavo y en ocasiones puede llevar más tiempo del que se dispone (que básicamente son 7 meses). En estos casos puede que tengas que pensar en un plan B.

5 - Y si mi software no se va actualizar

Aquí es donde el tema se pone interesante. La semana pasada estuve en contacto con varios fabricantes de software internacional: softwares de facturación, algunos CRMs…etc, que no están diseñados específicamente para el mercado español.

Algunos por ejemplo como ZOHO Books en su web dicen claro que están adaptados a USA, UK, Canadá e India… pero no dicen nada de España.

También tenemos otros clientes que utilizan la funcionalidad de crear facturas dentro de ZOHO CRM, Hubspot o Salesforce. Incluso tenemos clientes que todo su canal de ventas consiste en una tienda online que funciona con WooCommerce, Magento o Shopify… siendo este software el encargado de genera la factura, almacenarlas y enviárselas al cliente:

Los ecosistemas informáticos pueden ser de los más variados dependiendo del sector.

Hay que investigar caso por caso, pero en estos casos mencionados el fabricante no está en territorio español y no tendría porque adaptar su software… pero a todos los efectos estas aplicaciones generan facturas y deben ser consideradas como “sistemas informáticos de facturación”. Ellos son los primeros interesados en ofrecer alguna solución a sus clientes para no perderlos, pero en el pasado ya vimos por ejemplo con la implantación del SII que las soluciones pueden terminar llegando tarde.

Aquí queda la vía de contratar “soluciones de terceros” o “módulos” desarrollados por terceras empresas conocedoras de la normativa española y que añadan las funcionalidades que se exigen a estos paquetes de software. Hemos visto que ya hay empresas que empiezan a ofrecerlos y en los próximos meses habrá una explosión de lanzamientos en esta dirección.

Mi preocupación es que las exigencias de la normativa son tales que en algunos casos no sé si se van a poder implementar correctamente vía módulos o API, ya que los requisitos son de tal calado que pueden afectar a partes core de estas aplicaciones.

6 - Conservar una copia de la Declaración Responsable del fabricante del software.

La Ley obliga a los fabricantes a hacer una Declaración Responsable, conforme al artículo 13.1 del Reglamento:

1. Corresponderá a la persona o entidad productora del sistema informático certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria, así como con lo dispuesto en este Reglamento y en las especificaciones que, en su desarrollo, se aprueben mediante orden ministerial.

El usuario si utiliza un software o un módulo/extensión cuyo fabricante haya realizado esta declaración, en principio ya cumple la Ley. El artículo 15.3 del la Orden Ministerial concreta:

3. La declaración responsable deberá encontrarse disponible de manera legible e individualizada dentro del propio sistema informático a que se refiere y ser accesible por el usuario de forma rápida, fácil e intuitiva. Asimismo, deberá ponerse a disposición del comercializador y del cliente, tanto en el momento de su adquisición como posteriormente, en papel o electrónicamente en un formato de uso ampliamente extendido y gratuito.

Así que el cliente tiene que disponer de copia de esa declaración para en caso de ser requerido por la Administración poder demostrar que su software cumple la normativa.

7- Configurar correctamente el software para Verifactu

Los fabricantes tendrán que suministrar instrucciones de como configurar y parametrizar correctamente las nuevas funcionalidades… y nosotros tendremos que llevarlas a cabo o contratar a alguien que lo haga por nosotros.

Por ejemplo, para que todos los ficheros se puedan firmar digitalmente en alguna parte de la aplicación habrá que subir los correspondientes certificados. Otro ejemplo de esta configuración sería que si elegimos enviar las facturas automáticamente a la Administración (algo que no es obligatorio) en alguna parte tiene que aparecer el famoso QR de “VERI*FACTU” y la frase de “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”… por lo que puede que tengamos que hacer alguna modificación en el diseño de nuestras facturas.

Sinceramente no creo que sea muy complicado, pero algo habrá que hacer para que todo funcione correctamente. No bastará con actualizar nuestro software.

Esto lo iremos viendo con más detalle según vayamos analizando como los distintos fabricantes implementan la nueva normativa, una razón más para que decidas suscribirte a nuestra newsletter semanal donde haremos seguimiento de estos temas tan “rarunos”. No olvides re-enviar este artículo a todas las personas a las que consideres que les puede resultar de utilidad… good Karma for you!

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Todos estos software generan facturas y a los efectos del Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) deben ser considerados con acuerdo a su artículo 1.2 “sistemas informáticos de facturación” ya que:

1. admiten la entrada de información de facturación

2. conservan información de facturación

3. procesan la información de facturación

Estamos hablando de la capacidad de Salesforce de generar facturas, o de Hubspot, o de un ZOHO que además de su popular CRM tiene varios productos específicos como ZOHO Invoices o ZOHO Books que generan facturas e incluso gestionan la contabilidad de tu negocio.

Claro, el artículo 1.3 dice que el “Reglamento es aplicable en todo el territorio español” y aunque algunas de estas empresas tienen sedes o filiales en España, pues no sabemos si estarán dispuestas a hacer los cambios que se les requieren para adaptarse a la Ley Antifraude, que no son pocos.

Recordemos que tal y como dice la Orden Ministerial la “finalidad última” es evitar que se use y fabrique software que permita la manipulación u ocultación de datos contables, de facturación o gestión a la Administración Tributaria; lo cual se pretende conseguir con una serie de medidas que convierten a las nuevas facturas en una especie de blockchain criptográfico.

Pero es que además de todas esa medidas el software debe disponer de la funcionalidad para enviar las facturas online a los servidores AEAT nada más ser generadas, como ya vienen haciendo algunas empresas con el Suministro Inmediato de Información (SII) el TicketBai en las Haciendas Forales de Bizkaia, Gipuzkoa y Araba.

Todos estos software es necesario que se adapten si es que quieren que aquellas empresas que los utilicen en el territorio español para facturar, puedan seguir haciéndolo.

Nosotros para aclarar las dudas de nuestros clientes hemos empezado a contactar personalmente con estos fabricantes para conocer cual va a ser su postura al respecto, así que os iremos informando puntualmente.

Como ya os hemos contado por aquí la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude, añadió una nueva obligación tributaria formal en el apartado j) del articulo 29:

j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos […]

El Reglamento que desarrollaba este apartado (RD 1007/2023) decía en su preámbulo que esto es un paso más hacia “la completa digitalización del empresario español”… pero también reconocía que en nuestro censo de empresarios predominan las microempresas lo que exige avanzar de “manera gradual en el medio plazo”.

Así que contrariamente a lo que hayas podido leer por ahí, si no utilizas un “sistema informático de facturación” pues este apartado de la Ley no se te aplica y puedes seguir haciendo las cosas como lo venías haciendo. Pero ojo, si estás utilizando un sistema de facturación éste está obligado a alinearse con la normativa tributaria.

A todos los efectos hacer las facturas en papel, utilizando Word, Excel, Google Docs o cualquier procesador de texto u hoja de cálculo no se pueden considerar un sistema informático de facturación y aunque el fabricante quisiera no se podría adaptar a todos los nuevos requisitos que impone la nueva normativa, porque simplemente este software no está diseñado para eso.

En cualquier caso todo esto es temporal porque la Ley Crea y Crece (Ley 18/2022) si que habla de la obligación de adoptar la Factura Electrónica en las operaciones entre empresarios y profesionales, pero todavía no se ha aprobado su reglamento y desde ese momento dispondríamos de 2 años para adaptarnos si es que facturamos menos de 8 millones de euros.

Especialmente en lo que se refiere a los requisitos para garantizar la trazabilidad, integridad e inalterabilidad de los registros. Sígueme a ver si tú también ves el paralelismo:

1. Encadenamiento de registros: Cada factura necesita para ser válida contener una referencia al registro anterior. Si ya de siempre las facturas debían contener una numeración por serie o números correlativos sin saltos, ahora se va aun más allá con lo que se impide de todas-todas añadir una factura entre medias.

2. Hash o huella digital: Con la información contenida en la propia factura el software de facturación tiene que generar una huella o código, que evita que se pueda modificar ningún dato de los que se utilizan para formar ese hash: NIF emisor, número de factura, fecha de expedición, tipo de factura, cuota total, importe total, timestamp (fecha + hora + uso horario de generación del registro)… y además el hash de factura anterior.

3. Firma electrónica y autenticidad: Es necesario firmar electrónicamente cada registro de facturación para garantizar la autenticidad e inalterabilidad.

4. Accesibilidad y conservación: Igual que la blockchain puede ser revisada públicamente ahora nuestros registros de facturación tienen que ser accesibles para las partes autorizadas (emisor, receptor, la Agencia Tributaria, terceros autorizados y proveedores de servicios de facturación) y conservados en formatos legibles. Por cierto que estos registros tienen que conservarse 10 años… y ya no los 4 años de la Ley General Tributaria.

Por supuesto que también hay grandes diferencias y es que la tecnología blockchain se basa en una arquitectura descentralizada y distribuida, mientras que en nuestras facturas todo estará centralizado y controlado por la Agencia Tributaria.

Así que ya sabéis donde estaba Satoshi Nakamoto todos estos años, echando unas horas como asesor freelance para la AEAT ;-)

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j) La obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos. Reglamentariamente se podrán establecer especificaciones técnicas que deban reunir dichos sistemas y programas, así como la obligación de que los mismos estén debidamente certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.

Claro esto dicho así queda muy bonito pero era necesario concretarlo y aquí es donde llega esta Orden HAC/1177/2024 que desarrolla las especificaciones que tienen que cumplir todo software de facturación, sus productores y sus usuarios.

A nadie nos gusta que nos vengan con nuevas normas y obligaciones, sobre todo si van a implicar nuevos gastos, pero viendo el lado positivo, este es uno de esos pasos previos e imprescindibles que es necesario acometer para que caminemos hacia la digitalización real de la Contabilidad en las empresas y hacia esa Contabilidad Colaborativa que es el mantra de esta lista de correo.

Desde ya os podemos decir que facturar con Word y Excel se ha terminado (corrección: si estamos facturando con Word y Excel estrictamente no estamos usando un software de facturación informático, así que es como si facturáramos en papel y esta regulación no nos afectaría) y que una factura digital va mucho más allá que enviar las facturas en PDF (e incluso que firmarlas con el certificado digital)… lo iremos viendo todo en detalle, pero como el tema es extenso mejor lo iremos publicando en distintas entregas, así que si el tema os interesa no olvidéis suscribiros:

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